Règlements généraux

Tels qu’adoptés lors de l’assemblée générale annuelle des membres ayant eu lieu le mercredi 22 septembre 2010. Une version PDF est disponible ici.

1.  DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Définitions

Le « RECSUS » désigne le Regroupement des Étudiants-Chercheurs en Sciences de l'Université de Sherbrooke : Proposition : Modifier en fonction du résultat de la demande de reconnaissance en personne morale.

« Association » désigne le RECSUS.

« Département » désigne une entité administrative de la Faculté des sciences et reconnue comme telle par cette dite faculté.

« Étudiant-chercheur » désigne tout étudiant inscrit au deuxième ou troisième cycle à l'un des départements de la Faculté des sciences.

« Membre en scolarité » désigne tout étudiant-chercheur payant des frais généraux.

« Membre en rédaction » désigne tout étudiant considéré comme étudiant en rédaction par l'Université de Sherbrooke.

Localisation

Le siège de l’association est établi au local D7-0010, à l’Université de Sherbrooke, en la cité de Sherbrooke, district de Saint-François.

Sceau

Le sceau, dont l’impression apparaît en annexe, est adopté et reconnu comme sceau de l’association.

LES MEMBRES

Membres actifs

Tout étudiant inscrit au deuxième ou troisième cycle à la Faculté des sciences de l'Université de Sherbrooke est membre actif de l'association.

Contributions

Les contributions qui devront être versées à l’association par les étudiants-chercheurs seront établies aux taux et seront payables aux périodes qui seront déterminées par résolution au Conseil d'Administration.

Retrait de membres

Le RECSUS procédera au remboursement de sa contribution, pour le trimestre en cours, à chaque membre faisant cette demande par écrit à un représentant de son département ou, s’il n’y en a pas, au président. La demande devra être faite avant la date limite de modification de choix de cours choisie par l’Université. Cette demande devra inclure une note mentionnant que l'étudiant est conscient qu'il ne pourra pas participer aux activités du RECSUS pour le trimestre en cours. Une vérification sera faite par le représentant (ou par le président) après la date de modification du choix de cours, pour connaître le statut de l’étudiant. Le remboursement devra être fait par chèque pour conserver la trace des membres « exclus ».

LES ASSEMBLÉES DES MEMBRES

Assemblée générale annuelle

L'Assemblée générale annuelle des membres de l’association aura lieu à la date que le Conseil d'administration fixera chaque année, mais avant l'expiration du mois suivant la fin du dernier exercice financier de l’association. Elle sera tenue en la cité de Sherbrooke à tout endroit que le Conseil d'administration de l’association pourra déterminer.

Assemblées extraordinaires

Il sera loisible aux officiers ou au Conseil d'administration de convoquer des assemblées extraordinaires lorsque les circonstances l'exigeront. De plus, le secrétaire-trésorier sera tenu de convoquer une assemblée générale extraordinaire des membres sur réquisition à cette fin, par écrit, signée par au moins huit (8) membres actifs en règle, et cela, dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la réception d'une telle demande écrite qui devra spécifier le but et les objets d'une telle demande écrite. À défaut par le secrétaire-trésorier de convoquer une telle assemblée dans le délai stipulé, celle-ci pourra être convoquée par les signataires eux-mêmes de la demande écrite.

Avis de convocation

Toute assemblée de membres sera convoquée au moyen d'un avis écrit affiché sur un tableau pourvu à cette fin dans chaque département et indiquant la date, l'heure, l'endroit et les buts de l'assemblée. Un courriel devra aussi être envoyé aux membres pour les informer sur l'assemblée générale annuelle. Au cas d'assemblée générale, l'avis mentionnera de façon précise les affaires qui y seront négociées. Le délai de convocation de toutes les assemblées des membres sera d'au moins cinq (5) jours ouvrables, sauf dans le cas d'urgence, alors ce délai pourra n'être que de vingt-quatre (24) heures. La présence d'un membre actif à une assemblée quelconque couvrira le défaut d'avis quant à ce membre.

Quorum

Dix (10) pour cent des membres actifs ou vingt (20) membres actifs, dont un minimum de deux (2) membres d'au moins quatre (4) départements, constitueront un quorum suffisant pour toute assemblée générale des membres, qu’elle soit ordinaire ou extraordinaire. Aucune affaire ne sera votée à une assemblée à moins que le quorum requis ne soit présent dès l'ouverture de l'assemblée, et tout au long de celle-ci.

Droit de Vote

À toutes les assemblées des membres, seuls les membres en règle ont le droit de vote, chaque membre ayant droit à un seul vote. Les votes par procuration ne sont pas valides. Les questions soumises sont décidées à la majorité simple, c'est-à-dire à plus de cinquante (50) pour cent des membres présents.

LE CONSEIL D'ADMINISTRATION

Composition

Le Conseil d'administration est constitué de dix (10) membres, soient deux (2) étudiants-chercheurs par département.

Condition d'éligibilité

Tout étudiant-chercheur d'un département est éligible comme membre du Conseil d'administration.

Durée des fonctions

Tout membre du Conseil d'administration entrera en fonction dès la fin de l'assemblée générale annuelle. Tout membre demeurera en fonctions jusqu'à la fin de l'assemblée générale annuelle de l'année suivante, à moins que dans l'intervalle il n'ait été retiré en conformité avec les dispositions du présent règlement.

Élections

Les membres du Conseil d'administration sont élus par les membres en règle de leur département respectif. L'élection de ces membres aura lieu pendant l'assemblée générale annuelle.

Trois (3) membres du Conseil d'administration de l’association seront nommés par ce Conseil pour occuper les postes au Conseil des Études Supérieures, au Conseil de la Faculté des Sciences et au conseil d’administration du REMDUS. Il y aura une proposition écrite et affichée sur le site Internet officiel du RECSUS à la suite de cette nomination. Les membres auront un délai d'un mois pour prévenir le secrétaire-trésorier en cas de contestation de ces choix. Si un choix est contesté par un minimum de huit (8) membres, une assemblée générale extraordinaire devra être convoquée.

Vacances

Toute vacance survenue dans le Conseil d'administration pour quelque cause que ce soit, entraîne automatiquement une ouverture de poste. Le Conseil d'administration devra alors en aviser les membres du département concerné. Parmi ces membres, les étudiants-chercheurs intéressés à combler le poste laissé vacant ont ensuite une semaine pour présenter leur candidature en recueillant la signature de huit (8) étudiants-chercheurs de leur département, ou de cinquante (50) pour cent de ces étudiants-chercheurs. Si plus d'une personne se présente, une élection pour le poste de représentant dans le département concerné est organisée par le Conseil d'administration. Si une seule personne se présente, elle est élue automatiquement au Conseil d'administration. Si aucune personne ne se présente, le Conseil d'administration doit reprendre les démarches et le poste devient un poste par intérim.

Poste par intérim

Lors d’une vacance, et après la première tentative pour la combler, le poste concerné devient intérimaire. Un poste par intérim peut être comblé par un étudiant-chercheur de n’importe quel département, pour une durée d’une session. La candidature doit aussi être appuyée par huit (8) étudiants-chercheurs. Le processus recommence au point 4.5 au début de la session suivante.

Démission

Cesse de faire partie du Conseil d'administration et d'occuper sa fonction, tout membre qui :

• offre par écrit sa démission au Conseil d'administration à compter du moment où celui-ci par résolution, l'accepte ;
• sous résolution d'au moins les deux tiers (2/3) du nombre nominal des administrateurs sera requis de remettre sa démission ;
• sous requête écrite d'au moins vingt-cinq (25) pour cent des membres actifs du même département auquel il est inscrit, sera contraint à remettre sa démission.

RÉUNION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

Dates des réunions

Les administrateurs se réuniront au moins une fois par trimestre, donc trois fois par année, un trimestre étant défini par le calendrier de la Faculté des sciences.

Convocation

Les réunions du Conseil d'administration sont convoquées par le secrétaire-trésorier sur réquisition d'un membre du Conseil d'administration.

Avis de convocation

L'avis de convocation de toute réunion du Conseil d'administration doit être fait par écrit. Le délai de convocation sera d'au moins vingt-quatre (24) heures. Toutefois, en cas d'urgence, et dans ce cas seulement, le délai pourra n'être que de deux (2) heures. Si tous les membres du Conseil d'administration sont présents à une réunion ou y consentent par écrit, toute réunion peut avoir lieu sans aucun avis préalable de convocation.

Quorum et vote

Une majorité simple des membres en exercice du Conseil d'administration devra être présente à chaque réunion pour constituer le quorum requis pour la réunion. Toutes les questions soumises seront décidées à la majorité simple des voix, chaque membre ayant droit à un seul vote. En cas d'égalité des voix, le président possède un droit de vote prépondérant.

Dépenses

À chaque rencontre du Conseil d'administration, le secrétaire-trésorier doit présenter les dépenses effectuées depuis la réunion précédente.

LES OFFICIERS

Désignation

Les officiers de l’association seront le président, le vice-président et le secrétaire-trésorier.

Élection

Le Conseil d'administration devra, à la première réunion suivant son entrée en fonctions et par la suite, lorsque les circonstances l'exigeront, élire les officiers de l’association. Ceux-ci seront élus parmi les membres du Conseil d'administration.

Délégation de pouvoir

En cas d'absence ou d'incapacité de tout officier de l’association, ou pour toute autre raison jugée suffisante par le Conseil d'administration, ce dernier pourra déléguer les pouvoirs de tel officier à tout autre officier ou à tout membre du Conseil d'administration.

Président

Le président est l'officier exécutif en chef de l’association. Il préside toutes les réunions du Conseil d'administration et des membres. Il voit à l'exécution des décisions du Conseil d'administration, signe tous les documents requérant sa signature et remplit tous les pouvoirs inhérents à sa charge, de même qu'il exerce tous les pouvoirs qui pourraient lui être attribués par le Conseil d'administration.

Vice-président

En cas d'absence ou d'incapacité du président, le vice-président le remplace et en exerce tous les pouvoirs ou toutes les fonctions. Le vice-président est également le responsable assigné aux relations externes, dont celles avec le REMDUS.

Vice-président à l’information

Il est responsable de l’entretien et la mise à jour du site web du RECSUS ainsi que de la liste de diffusion aux membres du conseil d’administration. Il s’occupera en plus de préparer les annonces, en format électronique ou écrit, des activités organisées par le RECSUS.

Secrétaire-trésorier

Il assiste à toutes les assemblées des membres et du Conseil d'administration et il en rédige les procès-verbaux. Il remplit toutes les autres fonctions qui lui sont attribuées par les présents règlements ou par le Conseil d'administration. Il a la garde du sceau de l’association, de son livre de minutes et de tout autre registre corporatif. Il a la charge et la garde des fonds de l’association et de ses livres de comptabilité. Il tient un relevé précis des biens et des dettes et ainsi que des recettes et des déboursés de l’association, dans un ou des livres appropriés à cette fin. Il dépose dans une institution financière déterminée par le Conseil d'administration, les deniers de l’association.

Vacances

Si les fonctions d'un quelconque officier de l’association deviennent vacantes, par suite du décès ou de la résignation ou de toute autre cause, le Conseil d'administration, par résolution, pourra élire ou nommer une autre personne qualifiée pour remplir cette vacance, et cet officier restera en fonctions pour la durée non écoulée du mandat de l'officier remplacé.

SCRUTIN UNIVERSEL

Organisation

Le Conseil d'administration peut, par résolution, organiser un scrutin secret pour tout point qu'il jugera bon. Pour ce faire, le Conseil d'administration nomme, par résolution, une commission chargée du scrutin, formée de trois (3) membres. Cette commission devra faire en sorte que tous les membres aient la possibilité de voter et voir au respect des lois élémentaires de la démocratie.

DISPOSITIONS FINANCIÈRES

Exercice financier

L'exercice financier de l’association se terminera 31 août de chaque année.

Livres et comptabilité

Le Conseil d'administration fera tenir par le secrétaire-trésorier de l’association ou sous son contrôle, un ou des livres de comptabilité dans lequel ou dans lesquels seront inscrits tous les fonds reçus ou déboursés par l’association, tous les biens détenus par l’association et toutes ses dettes ou obligations, de même que toute autre transaction financière de l’association. Ce livre ou ces livres seront tenus au siège social de l’association et seront ouverts en tout temps à l'examen de tout membre de l’association.

Vérification

Lors de l'Assemblée générale annuelle, il sera décidé si les livres et les états financiers devront être vérifiés par un vérificateur nommé à cette fin. Ce point devra être mis à l'ordre du jour de chaque Assemblée générale annuelle des membres.

Effets bancaires

Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de l’association seront signés par les personnes qui seront désignées à cette fin par le Conseil d'administration.