Allocation financière aux étudiant

Historique

Grâce à un programme du Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (CRSH), les étudiants peuvent obtenir un remboursement qui couvre certaines dépenses reliées à leur participation au Congrès. L’Institut jumèle cette offre à sa campagne de recrutement auprès des étudiants, de façon à attirer le plus grand nombre possible d’étudiants à son congrès annuel. Comme les demandes dépassent les sommes disponibles (autour de 13 000$), l’Institut a mis sur pied un comité qui effectue le partage, en appliquant les règles suivantes.

Condition préalable

Les remboursements ne sont disponibles qu’aux étudiants membres en règle de l’IHAF à la date de la demande. Vous pouvez envoyer votre adhésion ou votre renouvellement en même temps que votre inscription et votre demande de remboursement.

Priorité aux auteurs de communications

Les auteurs de communication se verront rembourser presque tous leurs frais: inscription, transport, hébergement, moitié du banquet. Les étudiants participant au congrès, sans être auteurs de communications, doivent payer leur inscription; ils se verront rembourser, dans la mesure des fonds disponibles, leur frais de transport, d’hébergement et la moitié du prix du banquet (15$ remboursés sur un coût payé de 30$).

Remboursement des frais de transport

L’Institut rembourse les frais de transport des étudiants venant de plus de 100 km du lieu du congrès. Il ne peut rembourser que le montant indiqué sur la grille ci-dessous. Il favorise le transport le plus économique: covoiturage, transport en commun. Pour encourager le co-voiturage, il remet au chauffeur 15$ par passager. Il rembourse les frais de location du véhicule et de l’essence pour tout groupe de quatre personnes et plus. Pour les cas particuliers (villes éloignées), communiquer avec le secrétariat, par courriel, et on s’efforcera de trouver la solution la plus avantageuse.

Voici la grille utilisée cette année pour le transport vers Sherbrooke (calcul sur la base du remboursement de l’essence, à 7 litres aux 100 km, à 0,80$ le litre, soit le nombre de km x 0,112,A-R):

Montréal	16 $	Rimouski	60 $
Trois-Rivières	18 $	Edmunston	60 $
Québec	24 $	Moncton	93 $
Ottawa-Gatineau	40 $	Kingston	50 $
Rouyn-Noranda	88 $	Toronto	78 $
Chicoutimi ( Saguenay)	50 $	Sudbury	93 $

Remboursement des frais d’hébergement

Vous trouverez ci-joint une liste de lieux possibles d’hébergement. L’Institut a réservé un bloc de 75 chambres jusqu’au 17 septembre 2002 à l’Hôtel Delta, où le prix est le même en occupation simple ou double. L’Institut ne peut rembourser que le prix d’une chambre en occupation double. Si les fonds sont suffisants, on pourra aller cette année jusqu’à un maximum de 56$ par nuit par personne. Les congressistes doivent réserver eux-mêmes leur chambre; cependant le secrétariat de l’Institut peut jumeler les personnes seules qui voudraient partager une chambre en occupation double (s’adresser à Lise McNicoll).

Frais de banquet

Le prix étudiant de 30$ est déjà inférieur au prix coûtant. L’Institut est prêt à rembourser la moitié du coût (15$) aux étudiants qui le demandent. Si un étudiant réserve pour le banquet et n’y vient pas, l’Institut doit quand même payer le prix complet. En conséquence, les étudiants paieront au moment de l’inscription le plein prix (30$); ceux et celles qui annuleront après la date limite (vendredi 19 octobre, à 11h) ou sans avertir ne seront pas remboursés.

Politique générale

De manière générale, plus le total des réclamations sera bas, plus la proportion du remboursement sera élevée. S’il manque de fonds, les priorités seront établies de la manière suivante:

1 - rembourser les auteurs de communications;
2 - rembourser à chacun une partie de ses dépenses;
3 - s’il y a vraiment trop de demandes, donner priorité aux étudiants de doctorat, puis de maîtrise, puis de baccalauréat.

Examen des demandes

La date limite pour déposer les demandes est fixée au vendredi 27 septembre 2002.

Au cours de la semaine suivante, un comité composé du trésorier de l’Institut, de la secrétaire administrative et d’un étudiant examine les demandes et détermine les montants alloués à chacun en fonction de la politique établie.

Avant le 11 octobre, chacun des demandeurs sera averti par courriel (ou par courrier, mais cela arrivera plus tard...) du montant qui lui est alloué. Il pourra prendre ses décisions en conséquence.

Comment se faire rembourser

Les bénéficiaires de remboursement remettent à la secrétaire administrative les pièces justificatives, notamment pour le transport et l’hébergement. Seuls les étudiants qui ne réclament que les frais de banquet n’ont pas à produire de pièces justificatives. Le plus rapidement possible, mais en tout cas dans un délai maximum de deux semaines suivant le congrès (2 novembre 2002), les étudiants se verront rembourser selon le montant promis. L’Institut ne rembourse pas plus que les dépenses encourues.

Nous souhaitons que ce mode de fonctionnement favorise la plus grande participation possible des membres étudiants au congrès de l’Institut.

Pour demander l'allocation, il faut remplir les formulaires appropriés : 

Formulaire de demande d'allocation  [HTML] [PDF]

Formulaire d'inscription au Congrès [HTML][PDF]

Formulaire d'adhésion à l'Institut    [HTML] [PDF]